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Julien COUTURIER
25 juin 2020
Un nouveau site pour le club

Un nouveau site pour le club

Avec l'augmentation du nombre d'adhérents (+65% en 4 ans avec actuellement 280 adhérents), la gestion du club a gagné en complexité : plus de dossiers d'inscription à gérer et à saisir sur l'intranet fédéral, plus d'écritures comptables à enregistrer, plus de chèques à déposer, etc. Toutes ces activités mobilisent nos bénévoles qui ont du coup moins de temps pour s'occuper du cœur de notre club : l'escalade.

Ainsi pour palier à ce problème, nous avons décidé de centraliser la gestion sur la plateforme AssoConnect. Cette dernière nous permet de regrouper sur un seul logiciel :

  • la gestion des adhérents (adhésions, dossiers)
  • la communication (site internet, blog, partage de documents, newsletter)
  • l'agenda (inscriptions aux sorties)
  • la boutique
  • la comptabilité (journal de banque, bilan analytique et classique)

Toutes ces fonctionnalités existaient déjà auparavant mais étaient réparties sur plusieurs logiciel (un site internet sous Wordpress, la comptabilité sous Google Drive, les dossiers d'adhésion papier au club, ...). Ce qui nous faisait perdre un temps précieux dans la récupération et le traitement des informations. AssoConnect étant une plateforme sur internet, elle nous permet également de "digitaliser" notre association en intégrant les nouvelles technologies à la gestion du club. Pour illustrer, voici le travail que nous avons à effectuer pour chaque adhésion :

Anciennement :

A la rentrée, 2 à 3 personnes étaient mobilisées à l'entrée pour gérer les dossiers papier, agrafer les dernières pièces justificatives. Une fois le dossier complet, nous devions saisir toutes vos informations manuellement dans l'intranet de la fédération. Inscrire votre paiement sur votre feuille d'adhésion. Inscrire votre paiement dans la comptabilité. Inscrire votre paiement dans la remise de chèque.

Avec Assoconnect :

A la rentrée, nous pensons qu'une seule personne sera nécessaire pour aider les personnes en difficulté pour s'inscrire. Etant donné que vous aurez déjà saisi vos informations de façon numérique, nous n'aurons plus qu'à faire un export pour remplir l'intranet fédéral (évitant ainsi les erreurs de saisie et de relecture). Les paiements en CB seront gérés automatiquement sans action nécessaire de notre part et les paiements par chèque automatiquement intégrés en comptabilité après saisie du numéro de chèque.

Comme vous le devinez avec cet exemple, vous constaterez également des changements de vôtre coté. Outre la refonte du site, les inscriptions adultes et les réinscriptions enfants/pré-ados, se feront en ligne. Nous avons fait notre maximum en fonction des limites du logiciel pour simplifier cette procédure. Nous espérons qu'elle sera le plus indolore possible pour vous ! Dans tous les cas, ce temps que vous prendrez pour vous inscrire sera du temps libéré pour nos bénévoles qui au lieu de s'occuper des dossiers, pourront s'occuper des séances de grimpe.

Parmi les autres avantages de la solution :

  • nous pourrons procéder aux pré-inscriptions à distance en cette fin d'année particulière
  • les documents étant numérisés (certificats, fiches d'inscription), il ne sera plus possible de les égarer
  • vous pouvez vous-même générer votre attestation de paiement
  • nous n'avons plus a gérer la maintenance technique du site et l'administration du site est plus accessible (création d'article, mise en ligne de photo, d'évènements)

Nous espérons que vous retrouverez vos marques !

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